Weryfikacja faktur: urząd skarbowy zastrzega – excel i word mogą sprawić kłopoty!
Autonomiczne faktury tworzone w Excelu i Wordzie? To praktyka, która może się okazać kosztowna. Urząd Skarbowy w Polsce ostrzega przed ryzykiem związanym z wykorzystywaniem tych programów do wystawiania faktur w związku z nadchodzącym systemem VeriFactu – nowym modelem kontroli fiskalnej, który ma na celu zwiększenie przejrzystości rozliczeń.
Co to jest verifactu i dlaczego to ważne?
VeriFactu to system wprowadzany przez Krajową Administrację Skarbową (KAS) w ramach działań przeciwdziałających oszustwom podatkowym. Jego głównym celem jest zapewnienie integralności, śledzenia i niemożności manipulacji fakturami. System nakłada na programy do fakturowania szereg wymogów technicznych, które mają gwarantować bezpieczne i weryfikowalne przechowywanie danych.
Pamiętaj: KAS może wymagać automatycznego przesyłania danych z faktur do swoich serwerów lub bezpiecznego przechowywania ich w celu weryfikacji.
Kto jest zagrożony?
Nowe regulacje dotyczą przede wszystkim firm i osób prowadzących działalność gospodarczą, które wykorzystują oprogramowanie do wystawiania faktur. Programy te muszą spełniać określone wymagania techniczne, aby zapewnić integralność i bezpieczne przechowywanie danych. To oznacza, że faktura musi być niemożliwa do zmiany, łatwa do prześledzenia, bezpiecznie przechowywana i możliwa do weryfikacji.
Zastosowanie kodów QR lub identyfikatorów cyfrowych, które pozwalają sprawdzić autentyczność faktury, to kolejne obowiązkowe elementy.
Dlaczego excel i word budzą wątpliwości?
Od lat wielu przedsiębiorców korzystało z Excela i Worda do faktur. Problem pojawia się, gdy te narzędzia są używane jako systemy informatyczne, czyli do automatycznego obliczania kwot lub rejestrowania danych w sposób uporządkowany. Specjaliści podatkowi wskazują, że takie dokumenty mogą podlegać regulacjom VeriFactu, jeśli wykorzystywane są do przetwarzania lub automatyzacji informacji księgowych – co nie spełnia technicznych wymagań nowego systemu.
Weź pod uwagę: Prosta tabela w Excelu, która automatycznie oblicza VAT lub generuje listę faktur, może być traktowana jako system informatyczny do faktur – a to oznacza konieczność zmiany oprogramowania.
Kiedy excel i word są akceptowalne?
KAS doprecyzowała, że wykorzystanie Excela i Worda nie jest całkowicie zabronione. Można ich używać, jeśli autonomista wypełnia wszystkie dane ręcznie, bez użycia formuł czy automatyzacji. W takim przypadku, dokument traktowany jest jako równoważnik faktury wystawionej ręcznie i nie podlega regulacjom VeriFactu.
Niemniej jednak, eksperci zalecają ostrożność i rozważenie alternatywnych rozwiązań, takich jak systemy VeriFactu, które staną się standardem.
Kiedy verifactu wchodzi w życie?
System VeriFactu ma zacząć obowiązywać 1 stycznia 2027 roku dla spółek i firm podlegających podatkowi dochodowemu. Dla pozostałych przedsiębiorców i osób prowadzących działalność gospodarczą termin ten został przesunięty na 1 lipca 2027 roku. Warto jednak pamiętać, że terminy te mogą ulec zmianie.
Wiele firm już teraz dobrowolnie wdraża system, aby przygotować się na nadchodzące zmiany i uniknąć problemów w przyszłości.
Podsumowując: Wraz z wprowadzeniem VeriFactu, korzystanie z Excela i Worda do wystawiania faktur staje się coraz bardziej ryzykowne. Przejście na dedykowane oprogramowanie spełniające wymogi KAS to inwestycja, która może zaoszczędzić wiele problemów i potencjalnych kar.